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每天都有數(shù)不清的演示文稿在各大企業(yè)中執(zhí)行，想要接到大訂單或是進(jìn)行促銷都少不了它，想想看，在旅行路程所花費(fèi)的時(shí)間，還要攜帶那些貴重的演示文稿裝備，這可真不是件容易的事。許多演示文稿專家都發(fā)現(xiàn)一個(gè)定律，那就是即使帶著重量級(jí)的展示裝備，在有限的時(shí)間安裝完畢，費(fèi)盡心思整理出演示文稿內(nèi)容，但如果展示內(nèi)容含糊不清，再有禮貌的觀眾也會(huì)轉(zhuǎn)身走開。想要改變，演示文稿者就不能僅僅是讀出投影畫面中的單調(diào)文字內(nèi)容，而是要徹底設(shè)計(jì)出一個(gè)完全翻新、難以忘懷的表演方式。想來一場(chǎng)令人印象深刻的演示，其實(shí)最重要的是放松心情，并且跟觀眾維持互動(dòng)關(guān)系。 |
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制作前的準(zhǔn)備
優(yōu)秀的演示文稿者都知道下面三個(gè)成功的要訣：事先準(zhǔn)備、不斷練習(xí)與認(rèn)真表演，永遠(yuǎn)記得表演前的準(zhǔn)備是最重要的。如果沒把握，那么就簡(jiǎn)單一點(diǎn)。沒必要的話，少用視訊與聲音等特效，而且絕對(duì)不要用小道具或唬人的花招。不管那些新科技伎倆能做到什么效果，如果你覺得用起來不順手，那就不要用吧！遇到時(shí)間已經(jīng)約定好的演示文稿場(chǎng)合時(shí)，記得留下充分的軟硬件設(shè)定時(shí)間，往返交通時(shí)間也一并計(jì)算其中。計(jì)算所講的內(nèi)容與時(shí)間，讓每分鐘所講的字?jǐn)?shù)維持不要太多，并且多留一點(diǎn)時(shí)間以便遇到需要翻譯的場(chǎng)合。如果確定演示文稿場(chǎng)地有提供投影機(jī)或顯示器，那么請(qǐng)考慮將演示文稿內(nèi)容儲(chǔ)存于一臺(tái)筆記本電腦中。做好心理準(zhǔn)備，不管你已經(jīng)練習(xí)多少次，就是有可能裝備會(huì)出問題，因此將演示文稿檔案?jìng)浞葜淋洷P片上，并且?guī)е蛴〕鰜淼难菔疚母鍍?nèi)容與投影片，以便緊急狀況時(shí)還有拯救的余地。
演示文稿注意事項(xiàng)
口語化那樣簡(jiǎn)單，一份成功的演示文稿會(huì)有著以邏輯漸進(jìn)的內(nèi)容，剛開始會(huì)有一份簡(jiǎn)介，接下來是有關(guān)你想闡述的內(nèi)容，并且包含有一系列的相關(guān)主題，不要忘記最后一定要放置如何與你聯(lián)絡(luò)的方式。不要一成不變，要為各種場(chǎng)合設(shè)計(jì)不同的基本演示文稿樣式，以避免下面的人感覺到都是老生常談，并且記得將相關(guān)公司名稱放置于第一頁演示文稿中：針對(duì)特定的觀眾或相關(guān)領(lǐng)域，最好能放入適當(dāng)?shù)氖聦?shí)內(nèi)容或圖片。不要過于夸張，太過于強(qiáng)調(diào)資料往往會(huì)陷入統(tǒng)計(jì)學(xué)上的迷思，統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)該是清楚易懂，而非令人混淆不清，所以要讓統(tǒng)計(jì)圖表保持簡(jiǎn)單清爽，簡(jiǎn)單易懂并且一目了然。要留些時(shí)間給人詢問與回答，以建立起跟觀眾的互動(dòng)關(guān)系。并且一開始就要讓觀眾知道你是否能接受不定時(shí)提出問題發(fā)問？還是你喜歡演示文稿尾聲再一起提出詢問？注意場(chǎng)合，面對(duì)觀眾的需求，記得要有彈性并且知道他想要的是什么，有時(shí)候在嚴(yán)肅的商業(yè)主題中來一段幽默對(duì)話頗受好評(píng)。另一方面，面對(duì)大型演示文稿場(chǎng)合，規(guī)規(guī)矩矩的表達(dá)方式還是比較好，Q&A的時(shí)間也記得留多一點(diǎn)。
現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備問題
演示文稿裝備需要環(huán)境支持，請(qǐng)先確定演示文稿場(chǎng)合的電源插座是否為三孔式設(shè)計(jì)(第三孔擔(dān)任接地的功用)：如果可能的話，最好隨身帶著一條性能優(yōu)良的并且長度足夠的延長線插座。投影機(jī)的畫面最好不要直接投射在墻上，如果想在會(huì)議室內(nèi)的墻壁上投射你設(shè)計(jì)的精美演示文稿，最好記得攜帶一支小型可卷動(dòng)式的白色顯示屏，雖然這會(huì)讓整個(gè)裝備安裝時(shí)間增加一點(diǎn)(整個(gè)行程所攜帶的重量也會(huì)多一點(diǎn))，但它看起來的專業(yè)形象與投影品質(zhì)絕對(duì)值得這樣做。注意燈泡使用時(shí)間，隨時(shí)注意投影機(jī)的燈泡使用時(shí)間，并且加以記錄(有許多新機(jī)種能記錄并顯示燈泡的使用時(shí)間)，并且定期察看該燈泡的使用壽命是否已經(jīng)快要完畢。當(dāng)?shù)竭_(dá)其壽命的90%使用時(shí)間時(shí)，最好將其更換以免臨時(shí)出狀況。信號(hào)線是否連接正確差異頗大，切記要使用高品質(zhì)的視訊信號(hào)線，特別是在筆記型計(jì)算機(jī)與投影機(jī)或顯示器之間的距離比較長的場(chǎng)合，那會(huì)使得信號(hào)衰減的清況降低。讓線少一點(diǎn)，善用無線控制裝置與激光筆，如此一來，你可以在演示文稿場(chǎng)合中自由行動(dòng)，并且與觀眾互動(dòng)，這比呆呆站在臺(tái)前講完整篇演講好上許多。
精心制作演示文稿
如果你的演示文稿體積不小，那么建議將它儲(chǔ)存一份至CD-R或CD-RW盤片上。如果想要有最快速的反應(yīng)速度，試著將整個(gè)演示文稿存放至一片閃存(Flash Memory)卡上，速度將會(huì)快得讓你想象不到。如果將演示文稿內(nèi)容儲(chǔ)存成HTML格式，那么就可以用任何一個(gè)Web瀏覽器來顯示它。雖然這種方式少去許多制造小效果的多媒體特效，但整個(gè)演示文稿的體積將會(huì)大幅縮減，并且加載每一頁演示文稿的時(shí)間會(huì)縮短許多。留下書眉，與其打印一份演示文稿副本給觀眾，還不如在一張紙中打印多頁演示文稿內(nèi)容，并且記得留下空白區(qū)域，好讓觀眾寫下心得。雖然投影機(jī)內(nèi)建的空白畫面有助于你執(zhí)行控制演示文稿設(shè)定的動(dòng)作不被看見，但這個(gè)畫面也有轉(zhuǎn)移觀眾注意力的危險(xiǎn)。如果真的想使用此功能，先確定這個(gè)空白畫面不會(huì)有奇奇怪怪的特效，并且最好以單純的顏色顯示。圖形顯示要小心，雖然Excel或Lotus 1-2-3所產(chǎn)生的圖表比起文字報(bào)表來得好，但這些圖表往往體積都大了一點(diǎn)，不妨試試Delta Graph這種能讓資料更為醒目、但體積又不會(huì)變太大的工具。方便閱讀最重要，務(wù)必確認(rèn)你的演示文稿讓臺(tái)下觀眾閱讀起來會(huì)感到舒適，如果離你的計(jì)算機(jī)顯示屏一公尺左右依然能看清演示文稿內(nèi)容，那么就沒有太大的問題了。如果不行，那么請(qǐng)放大所使用的字體。
文摘（2001.07)
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如何完成一場(chǎng)最佳的演示？